Практически каждая фирма в ходе проведения своей хозяйственной деятельности время от времени требует использования транспортных средств, в том числе и легковых автомобилей. Одним из вариантов организации получения компанией транспортных услуг является аренда авто у кого-нибудь из числа её же сотрудников, включая и директора. В рассматриваемом нами случае арендодателем выступает физическое лицо (не предприниматель). Поэтому перечень налогов, которые арендатор как налоговый агент обязан удерживать из его доходов, сводится к подоходному налога и военному сбору.
Порядок оформления процедуры аренды автомобиля у сотрудника
Действующим гражданским законодательством Украины, а именно статьей 799 («Форма договора найма транспортного средства»), установлены такие требования по заключению договоров аренды транспорта у «физиков»:
- договор оформляется в письменной форме;
- итоговый документ (договор аренды) подлежит заверению у нотариуса.
Правила проведения действий нотариуса содержатся в утвержденном Порядке приказом Минюста от 22.02.2012 г. № 296/5. Они позволяют с целью заключения подобных соглашений обращаться к любому нотариусу на территории Украины независимо от конкретного места регистрации транспортного средства. Нотариальное заверение договора об аренде автомобиля требует проведения оценки транспортного средства, которую специалисты нашей оценочной компании «Реал Эксперт» готовы провести для Вас. Поскольку стоимость имущества имеет влияние на нотариальные расходы, еще на этапе планирования операции Вы имеете возможность ориентировочно определить стоимость машины с помощью одного из специализированных сайтов объявлений по продаже авто.
Какие документы необходимы для передачи имущества в аренду
Для того, чтобы осуществить передачу автомобиля, который принадлежит сотруднику компании, в аренду, необходимы такие документы:
- договор об аренде автомобиля;
- акт приема-передачи имущества;
- свидетельство о регистрации транспортного средства (так называемый «техпаспорт»);
- акт по результатам техосмотра состояния арендованного автомобиля;
- паспорт физлица — арендодателя;
- справка о присвоении ему идентификационного кода.
Какие расходы несёт предприятие при аренде автомобиля
На этот вопрос помогут ответить правила действующего законодательства для случая использования предприятием в процессе своей хозяйственной деятельности арендованных транспортных средств. Такие компании получают право на уменьшение размера своей налогооблагаемой прибыли на понесенные в связи с этим расходы следующих видов:
- расходы по техническое обслуживание арендованного автомобиля (в том числе, на сезонную замену резины или аккумулятора);
- затраты как по текущим ремонтам и обслуживанию авто, так и по капитальному ремонту основных узлов и агрегатов;
- расходы на заправку;
- оплата за парковку данного транспортного средства.
Важно! Согласно правилам налогового и бухгалтерского учета все расходы, понесенные компаниями на капремонт арендованных транспортных средств, должны учитываться на отдельном счете аналитического учета и подлежат амортизации. Относительно списания использованных арендованным автомобилем горюче-смазочных материалов, то оно производится предприятием на основании специально утвержденных Минтрансом (приказ № 43 от 10.02.1998 г.) базовых линейных норм расходов материалов на 100 км пробега с учетом фактического пробега конкретного автомобиля. Кроме того, с целью списания горюче-смазочных материалов при эксплуатации «нестандартного» транспортного средства следует самостоятельно провести расчет норматива расходования материалов на основании специально утвержденных коэффициентов и фактического пробега машины.
Оформление путевых листов
Согласно разъяснениям Государственной службы статистики Украины, изложенных в её письме № 18.1-25/Т-26-13/26 от 09.04.2013 г., предприятия, использующие в хозяйственной деятельности транспортные средства, имеют полное право не выдавать своим водителям путевые листы. Если же у отдельно взятой фирмы возникла желание или необходимость использовать данные документы, она может на свое собственное усмотрение решить вопрос оформления путевых листов. Следовательно, в настоящее время допускается два варианта оформления документов для учета пробега автомобилей:
- по специально утвержденной типовой форме №3;
- по разработанным самим предприятием правилам оформления.
Особенности учета аренды автомобиля у разных категорий сотрудников
Независимо от того какую должность занимает сотрудник-арендодатель, порядок оформления документов по самой процедуре будет одинаковым. Однако, законодательством устанавливаются некоторые особенности учета затрат на такое арендованное имущество в зависимости от его функционального использования:
- перевозка руководителя — учет по 92му счету (административные расходы);
- перевозка главного инженера-учет по 91му счету (общепроизводственные затраты);
- перевозка начальника отдела сбыта — учет по 93му счету (расходы на сбыт продукции).
Также в зависимости от счета, по которому ведется учет затрат на арендованный компанией автомобиль, меняется и отчетный налоговый период, в котором они учитываются.
Какие могут быть последствия нарушения порядка оформления затрат
Чего же ожидать при нарушениях документального оформления расходов на использование арендованного транспорта? Какие именно последствия ждут как саму компанию, так на физлицо-арендодателя? В частности, в данной ситуации для фирмы возможны следующие негативные последствия:
- уменьшение размера его затрат;
- увеличение размера налогооблагаемой прибыли;
- снятие налогового кредита по НДС.
В свою очередь владельцам имущества тоже стоит быть внимательными. Ведь понесенные расходы, например, на ремонт сданной в аренду машины представители фискальной службы могут рассматривать как предоставленное дополнительное благо с одновременным обложением подоходным налогом.
