Практично кожне підприємство в ході здійснення своєї господарської діяльності регулярно потребує використання транспортних засобів, в тому числі автомобілів. Однією з форм забезпечення потреби компанії в транспортних послугах є оренда авто в одного з її співробітників, включаючи і директора. В залежності від статусу орендодавця (а в нашому випадку це, як правило, фізична особа (не підприємець) перелік податків, які орендар зобов’язаний утримувати з його доходів, зводиться до прибуткового податку і військового збору.
Порядок оформлення оренди автомобіля у співробітника
Чинним цивільним законодавством, а саме статтею 799 ЦК України, встановлено такі вимоги щодо оформлення договорів оренди транспортних засобів у фізичних осіб:
- письмова форма цієї угоди;
- обов’язкове завірення договору оренди у нотаріуса.
Правила проведення нотаріальних дій, що містяться в затвердженому наказом Мін’юсту Порядку від 22.02.2012 р. № 296/5 дозволяють з цією метою звертатися до будь-якого нотаріуса на території України незалежно від конкретного місця реєстрації транспортного засобу. Нотаріальне засвідчення угоди про оренду автомобіля вимагає проведення оцінки транспортного засобу, яку фахівці нашої оціночної компанії «Реал Експерт» готові провести для Вас. Оскільки вартість майна має вплив на нотаріальні витрати, на етапі планування Ви маєте можливість орієнтовно самостійно визначити вартість машини за допомогою одного зі спеціалізованих сайтів об’яв із продажу автівок.
Необхідні для передачі транспортних засобів в оренду документи
Для того, щоб здійснити передачу автомобіля, що належить співробітнику компанії, в оренду, знадобляться наступні документи:
- договір про оренду такого автомобіля;
- акт прийому-передачі майна;
- свідоцтво про реєстрацію, тобто техпаспорт на транспортний засіб;
- акт за результатами техогляду стану орендованого автомобіля;
- паспорт фізособи – орендодавця;
- довідка про присвоєння йому ідентифікаційного коду.
Склад витрат підприємства при оренді автомобіля
За правилами чинного законодавства, у разі використання підприємством у процесі своєї господарської діяльності орендованих транспортних засобів воно отримує право на зменшення розміру свого оподатковуваного прибутку на такі понесені у зв’язку з цим витрати:
- витрати з техобслуговування орендованого автомобіля (наприклад, на заміну шин, акумуляторів);
- витрати по капітальному, а також поточному ремонту автомобіля;
- витрати на використання паливно-мастильних матеріалів;
- витрати на стоянку, а також парковку даного автомобіля.
Важливо: згідно з правилами податкового та бухгалтерського обліків всі витрати, понесені компаніями на капремонт орендованих транспортних засобів, повинні обліковуватися на окремому рахунку їх аналітичного обліку та підлягають амортизації. Щодо списання використаних орендованим автомобілем пально-мастильних матеріалів, то воно проводиться підприємством на підставі спеціально затверджених Мінтрансом (наказ під № 43 від 10.02.1998 р.) базових лінійних норм витрат матеріалів на 100 км пробігу з урахуванням фактичного пробігу конкретного автомобіля. Крім того, з метою списання паливно-мастильних матеріалів при експлуатації «нестандартного» транспортного засобу слід самостійно провести розрахунок нормативу витрачання матеріалів на підставі спеціально затверджених коефіцієнтів і фактичного пробігу машини.
Оформлення подорожніх листів
Згідно з роз’ясненнями Держстату, викладених у його листі за № 18.1-25/Т-26-13/26 від 09.04.2013 р., компанії, що використовують у господарській діяльності транспортні засоби, мають повне право не видавати своїм водіям шляхові листи. Якщо ж у конкретного підприємства виникла необхідність використовувати дані документи, воно може на свій розсуд вирішити питання оформлення своїх подорожніх листів. Отже, в даний час допускається два варіанти оформлення документів для обліку роботи автотранспортних засобів:
- за спеціально затвердженою формою під № 3;
- за розробленою самим підприємством формою.
Особливості обліку оренди автомобіля у різних категорій співробітників
Незалежно від того, у кого зі співробітників: директора, головбуха, менеджера чи іншого працівника підприємства здійснюється оренда автомобіля для його потреб, порядок оформлення документів буде незмінний. Одночасно, законом встановлюються певні особливості з обліку витрат на такий орендований транспорт залежно від тих чи інших цілей його використання, а саме:
- перевезення керівника компанії – облік за 92м рахунком як адміністративні витрати;
- перевезення її головного інженера – облік за 91м рахунком як загальновиробничі витрати;
- перевезення начальника відділу збуту – облік по 93му рахунку як витрати на збут.
Також залежно від рахунку, за яким ведеться облік витрат на орендований компанією автомобіль, змінюється і звітний податковий період, в якому вони враховуються.
Наслідки порушення порядку оформлення витрат
У разі порушення підприємством-орендарем документального оформлення витрат на використання у своїй діяльності орендованого транспортного засобу певні наслідки чекають як саме підприємство, так на фізособу-орендодавця. Зокрема, в даній ситуації для підприємства можливі такі негативні наслідки:
- зменшення розміру його витрат;
- збільшення розміру оподатковуваного прибутку;
- зняття податкового кредиту по ПДВ.
У свою чергу для власника транспортного засобу понесені витрати, наприклад, на ремонт переданого ним в оренду авто податківцями можуть бути кваліфіковані як надане йому орендарем додаткове благо з одночасним обкладанням прибутковим податком.
