Вести бухгалтерію самому — справа непроста. Одні підприємці намагаються справлятися власними силами, інші наймають бухгалтера в штат, а все більше компаній обирають аутсорсинг. Це коли облік передається професійній фірмі. Здається зручно: не потрібно утримувати спеціаліста на зарплаті, не переживаєш за лікарняні та відпустки, а звітність усе одно подається вчасно.
Чому бізнес обирає аутсорсинг
Уявіть собі невелику фірму з десятком співробітників. У власника і так турбот вистачає: клієнти вимагають уваги, продажі треба підштовхувати, з логістикою постійно щось відбувається. І на цьому фоні ще й бухгалтерія — звітність, податки, нарахування зарплати, штрафи, листи з податкової. Будь-яка дрібна помилка може обернутися серйозними наслідками: від зіпсованих нервів до несподіваної перевірки і відчутних штрафів. У такій ситуації передати бухгалтерію на аутсорсинг — це не примха, а спосіб зняти з себе величезну частину головного болю.
Перше, що помічає підприємець після переходу на аутсорсинг, — це економія. Утримувати бухгалтера в штаті виявляється дорожче, ніж платити фірмі за обслуговування. І справа навіть не тільки в самій зарплаті. На співробітника треба сплачувати податки, соціальні внески, забезпечувати робоче місце, оплачувати відпустки та лікарняні. У випадку з аутсорсинговою компанією ви платите лише фіксовану вартість послуг, а всі податки та зобов’язання вона закриває сама. Для малого та середнього бізнесу це дуже відчутна різниця.
Друге важливе перевага — рівень компетенції. Спробуйте найняти в штат досвідченого, «матерого» бухгалтера: його зарплата виявиться непідйомною для невеликої фірми. Часто підприємці шукають компроміс: беруть на роботу недавню випускницю економічного вузу. Для повсякденних задач цього начебто достатньо, але якщо раптом приходить податкова перевірка або «спливає» штраф, молодий спеціаліст просто губиться. А у аутсорсингової компанії завжди є і спеціалісти для рутинної роботи, і експерти з великим досвідом, які знають, як правильно відреагувати на будь-яку проблему. Виходить, що ви платите менше, а доступ до компетенцій отримуєте ширше.
Третій плюс часто залишається в тіні, але він теж відчутний: економія місця в офісі. Коли бухгалтер працює «на стороні», під нього не потрібно тримати окреме робоче місце, комп’ютер, шафу з документами. Звісно, один стіл не зробить погоди, але якщо фірма поступово переводить на аутсорсинг і інші функції — наприклад, юристів або системних адміністраторів — можна обійтися офісом меншої площі, а отже й вартість оренди стане менша. Для невеликого бізнесу, де кожна стаття витрат має значення, це вагомий аргумент.
Саме тому для малого та середнього бізнесу бухгалтерський аутсорсинг стає справжнім порятунком. Він дозволяє працювати спокійно, економити гроші та простір, а головне — бути впевненим, що в будь-якій ситуації поруч будуть професіонали, які знають, що робити.
Сьогодні більшість підприємців намагаються не тільки передати облік на аутсорсинг, а й максимально автоматизувати роботу зі звітністю та товарами. Наприклад, власнику невеликого торгового закладу буде набагато зручніше, якщо бухгалтерія синхронізується з товарним обліком. У цьому допоможе спеціалізоване програмне забезпечення, таке як програма для магазину продуктів, яка дозволяє автоматично відстежувати залишки, формувати чеки та звіти. У поєднанні з послугами аутсорс-бухгалтера це суттєво спрощує життя підприємцю та зменшує ризики помилок.
А де ж тут оцінка і навіщо вона потрібна?
Коли говорять «бухгалтерський облік», найчастіше уявляють собі сухі цифри: доходи та витрати, звітність і податки. Але за кожною цифрою стоїть реальний актив: верстат, автомобіль, склад, офісне приміщення. І якщо у звітності ці активи відображені неправильно, сама бухгалтерія втрачає достовірність. Тому без оцінки активів вести чесний і прозорий облік просто неможливо.
Цікаво, що незалежна оцінка за своєю суттю теж є аутсорсингом. У штат оцінювачів зазвичай беруть лише банки — їм потрібно регулярно переоцінювати заставне майно, і страхові компанії — для роботи зі страховими випадками. А для звичайного бізнесу утримувати сертифікованого оцінювача в штаті абсолютно невигідно: робота потрібна не щодня і навіть не щомісяця. Зазвичай оцінка потрібна в особливих ситуаціях: при продажу або купівлі активів, підготовці звітності, для інвесторів або при реорганізації компанії.
Саме тому багато компаній співпрацюють з нами так само, як з бухгалтерською фірмою: за аутсорсинговою схемою. Коли з’являється завдання — наприклад, потрібно переоцінити будівлю, обладнання чи земельну ділянку — ми підключаємося і виконуємо роботу. Оплата йде лише за фактом наданої послуги. Для клієнта це вигідно: немає зайвих постійних витрат, але є доступ до професійних оцінювачів у той момент, коли це дійсно потрібно.
Для нас, як для оцінювальної компанії, такий формат теж зручний. Замість того щоб сидіти в штаті у одного роботодавця і чекати рідкісних завдань, ми працюємо одразу з десятками компаній. У результаті клієнти отримують експертизу, яка окупається саме тоді, коли вона потрібна, а ми маємо стабільне завантаження завдяки великій кількості партнерів. Всі виграють.
Таким чином, оцінка у зв’язці з бухгалтерським аутсорсингом працює за тими ж принципами: частина завдань виконується щодня (бухгалтерія), частина — у міру потреби (оцінка активів). Але результат завжди один — точна і прозора фінансова картина бізнесу, якій можна довіряти не лише власнику, але й інвесторам, партнерам і податковим органам.
